In der heutigen Zeit ermöglichen immer mehr Unternehmen ihren Mitarbeitern, aus dem Homeoffice zu arbeiten. Dank der modernen Telekommunikation lässt sich das Arbeiten von Zuhause auch einfach umsetzen. Um die Kommunikation im Home Office ideal gestalten und mit den Mitarbeitern in Verbindung bleiben zu können, bedarf es einer gewissen Ausstattung. Erfahren Sie in unserem Ratgeber mehr über das Telefonieren im Home Office und über die richtige technische Ausstattung.
Ideal ausgestattet für das moderne Homeoffice
Um im Home Office genauso produktiv arbeiten zu können wie im Büro, ist nicht nur die richtige räumliche Einrichtung des heimischen Arbeitszimmers von Bedeutung. Notwendig ist im Home Office vor allem die richtige Ausstattung zur Kommunikation – das kann eine moderne VoIP-Telefonanlage mit passendem Headset, aber auch ein Diensthandy sein.
Nutzen Sie im Home Office ein Telefon, sollte dieses beim Einrichten stets von der hauseigenen Telefonanlage getrennt werden, um eine klare Unterscheidung zwischen Privatem und Beruf vorzunehmen. Richten Sie eine Rufumleitung von der eigentlichen Büronummer auf Ihre Telefonanlage im Homeoffice ein. Anstelle der Rufumleitung der Büronummer auf das Endgerät, das zuhause auf dem Schreibtisch liegt, kann das Telefon im Home Office mittels flexibler Voice-over-IP-Technik (VoIP) mit dem Internet verbunden werden.
Entscheidend ist auch das Internet im Home Office, denn unter einer langsamen Internetverbindung leidet z. B. auch die Bild- und Sprachqualität bei Videokonferenzen mit Kollegen, dem Teamleiter oder Kunden. Mit unserem schnellen Internet für das Saarland sind Sie ideal ausgerüstet und bereit für effektive Arbeitstage aus dem Homeoffice.
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Videokonferenzen im Home Office
Ebenso wie im Büro sind im Homeoffice Arbeitgeber und Arbeitnehmer voneinander abhängig. Aufgrund der Entfernung können auftretende Fragen des Arbeitnehmers jedoch nicht umgehend geklärt werden. Um Unklarheiten, Probleme oder generelle Abläufe zu besprechen, wird dazu auch im Home Office oft für einen Anruf zum Telefon gegriffen oder direkt in einer persönlichen Videokonferenz mit den Kollegen über die Lösung diskutiert.
In der Vorbereitung muss dazu für Videokonferenzen ein geeignetes Tool unter den Kollegen ausgewählt werden. Eine Vielzahl von Anbietern, beispielsweise Zoom und Skype, stellen unterschiedliche Lösungen und Funktionen zur Auswahl. Bei der Entscheidung für die richtige Anwendung sollte darauf geachtet werden, wie einfach die Einrichtung auf den Endgeräten der Mitarbeiter abläuft und ob das Videokonferenz-Tool den Datenschutzverordnungen des Unternehmens entspricht. Des Weiteren sollte das Tool eine Ende-zu-Ende Verschlüsselung enthalten und es sollten nur Teilnehmer beitreten dürfen, die eine Einladung zur Videokonferenz erhalten haben. Außerdem darf ohne die Genehmigung der anderen Teilnehmer keine Aufzeichnung der Kommunikation per Video im Home Office stattfinden.
Tipps zur erfolgreichen Videokonferenz im Home Office
Arbeitnehmer, die häufiger im Homeoffice arbeiten, kennen das: Wenn Firmen- oder wichtige Kundengespräche anstehen, müssen für einen reibungslosen Ablauf Vorkehrungen getroffen werden. Im Homeoffice sollte man sich daher sowohl für eine Telefonkonferenz als auch für eine Videokonferenz jederzeit entsprechend vorbereiten.
Das richtige Auftreten
Bevor das Telefonieren im Home Office per Video beginnt, sollte zunächst auf das richtige Auftreten und das gewohnt gepflegte Aussehen geachtet werden. Sprechen Sie sich mit Ihren Kollegen vorher ab, ob Sie in Anzug und Krawatte oder im Blazer an der Videokonferenz teilnehmen werden – insbesondere, wenn Geschäftspartner oder Kunden ebenfalls zugeschaltet werden. Auch sollte man bedenken, dass Schmuckstücke zu ungewünschten Lichtreflexionen führen könnten.
Einen Rückzugsort finden
Im Homeoffice ist man ab und an nicht alleine. Womöglich sind Kinder, Lebensgefährten oder Mitbewohner im Haus, die eine Ablenkung darstellen könnten. Für eine Videokonferenz ist daher ein eigenes Arbeitszimmer oder ein ruhiger Ort von Vorteil. Falls das Telefon nicht benötigt wird, sollte es nicht daneben liegen oder zumindest stumm geschaltet werden, da ein klingelndes Telefon zu einer erneuten Ablenkung beim Gespräch führen könnte.
Aufräumen für einen guten Eindruck
Ist der Arbeitsplatz während der Videokonferenz im Home Office im Bild zu sehen, sollte er aufgeräumt sein. Im Hintergrund sollte sich keinesfalls ein Berg Wäsche befinden, sondern bestenfalls eine neutrale Tapete oder ein sortiertes Regal. Einige Videokonferenz-Tools ermöglichen auch die Nutzung eins Weichzeichners oder das Einfügen eines visuellen Hintergrunds, sodass sich das Arbeitszimmer in eine ruhige Umgebung umwandeln lässt.
Der Testlauf vor der Konferenz
Im Idealfall sollte ein Testlauf vor der eigentlichen Videokonferenz, vor allem mit Kunden, durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass die Kommunikation reibungslos funktioniert. Die Funktionsfähigkeit des Videokonferenz-Tools sollte geprüft werden und auch, ob das Mikrofon und die Kamera einwandfrei funktionieren. Wird zum Telefonieren ein Headset eingesetzt, sollte auch dieses geprüft werden. Essenziell ist auch das Testen des richtigen Lichts: Falls möglich, sollte man sich beim Telefonieren per Video im Home Office nicht direkt vor ein Fenster setzen, denn das Gegenlicht könnte das Bild verzerren. Am besten sollte man sich so zum Fenster drehen, dass ein weiches Licht von außen hereinkommen kann.
Ihnen entstehen durch die Kommunikation im Home Office Mehrkosten?
Kosten, die entstanden sind, um das Home Office einzurichten, Miete oder Strom für den Arbeitsplatz zuhause sind steuerlich absetzbar, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Auch Handykosten und die monatliche Telefonrechnung sowie Internetkosten gehören zu den absetzbaren Posten. Mehr über die Voraussetzungen für einen Steuervorteil erfahren Sie in unserem Ratgeberartikel „Homeoffice Steuern“. energis berät Sie zu vielen Themen rund um die Arbeit aus dem Homeoffice.